Conditions Générales d'Utilisation

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles Annalis Group, société éditrice de la plateforme Annalis HCR (ci-après « l'Éditeur »), met à disposition de ses clients professionnels (ci-après « l'Utilisateur ») un service logiciel de gestion financière accessible sous forme de SaaS (Software as a Service).

Toute souscription à l'une des offres Annalis HCR, toute création de compte ou tout accès à la plateforme vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU, sans réserve ni restriction. L'Utilisateur est invité à lire attentivement ces conditions avant toute utilisation du service.

Les CGU constituent le contrat liant l'Éditeur et l'Utilisateur, conjointement avec les Conditions Particulières éventuellement conclues pour les offres Enterprise, et prévalent sur tout autre document ou communication verbale antérieure entre les parties.

Aux fins des présentes CGU, les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous :

• « Éditeur » : désigne Annalis Group, société éditrice de la plateforme Annalis HCR, joignable à l'adresse contact@annalis-consulting.com.
• « Plateforme » ou « Service » : désigne l'application web Annalis HCR, accessible via un navigateur internet, permettant la gestion financière d'établissements de type hôtels, cafés et restaurants.
• « Utilisateur » ou « Client » : désigne toute personne morale ou physique agissant dans le cadre de son activité professionnelle ayant souscrit à une offre Annalis HCR et disposant d'un compte actif.
• « Compte » : désigne l'espace personnel sécurisé créé par l'Utilisateur sur la Plateforme, accessible via des identifiants de connexion personnels.
• « Données » : désigne l'ensemble des informations saisies, importées ou générées par l'Utilisateur dans le cadre de l'utilisation du Service (chiffre d'affaires, factures, coûts, données salariales, etc.).
• « Abonnement » : désigne la licence d'accès au Service souscrite par l'Utilisateur selon l'une des offres tarifaires en vigueur.
• « Période d'abonnement » : désigne la durée de facturation choisie par l'Utilisateur, mensuelle ou annuelle.
• « Contenu » : désigne toute donnée, information, rapport ou document produit par la Plateforme à partir des Données de l'Utilisateur.

Annalis HCR est une application SaaS de contrôle de gestion et de pilotage financier conçue spécifiquement pour les professionnels de l'hôtellerie-restauration (HCR). Elle permet notamment :

Fonctionnalités principales

• La centralisation et le suivi en temps réel du chiffre d'affaires (ventes, tickets, couverts) ;
• Le calcul et le suivi du food cost, des marges brutes et des ratios de matières premières ;
• La gestion et l'analyse de la masse salariale ;
• La construction et le suivi du compte de résultat (P&L) mensuel et annuel ;
• La gestion des factures fournisseurs et des achats ;
• L'import de données depuis les systèmes de caisse et les logiciels tiers ;
• La génération de rapports financiers, de tableaux de bord et d'analyses comparatives ;
• La gestion budgétaire et les projections financières ;
• La numérisation de factures par OCR (scan intelligent).

Disponibilité du service

L'Éditeur s'engage à maintenir la Plateforme accessible 24h/24, 7j/7, sous réserve des opérations de maintenance planifiées (annoncées avec un préavis minimum de 48 heures sauf urgence) et des cas de force majeure. L'Éditeur vise un taux de disponibilité de 99,5 % par mois calendaire.

La Plateforme est hébergée sur l'infrastructure Firebase de Google Cloud, avec des serveurs localisés en Europe (région europe-west), garantissant la conformité avec la réglementation européenne sur la protection des données.

Évolution du service

L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du Service à tout moment, notamment pour améliorer les performances, ajouter de nouvelles fonctionnalités ou se conformer à des obligations légales. Ces évolutions ne constituent pas une modification substantielle des présentes CGU.

Création du compte

L'accès à la Plateforme est subordonné à la création d'un Compte utilisateur. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de son inscription, notamment : nom ou raison sociale, adresse email professionnelle, numéro SIRET (entreprises établies en France) ou NIF et RCCM (entreprises établies au Gabon), et toute information nécessaire à la facturation.

L'Utilisateur est seul responsable de l'exactitude des informations communiquées et s'engage à les mettre à jour en cas de modification. L'Éditeur se réserve le droit de suspendre ou de résilier tout compte créé sur la base d'informations manifestement erronées ou frauduleuses.

Identifiants de connexion

Les identifiants de connexion (adresse email et mot de passe) sont strictement personnels et confidentiels. L'Utilisateur s'engage à ne pas les divulguer à des tiers et à prendre toutes les mesures nécessaires pour en assurer la sécurité. Tout accès à la Plateforme effectué avec les identifiants de l'Utilisateur est réputé avoir été réalisé par ce dernier.

En cas de perte, vol ou utilisation non autorisée des identifiants, l'Utilisateur doit en informer l'Éditeur sans délai à l'adresse contact@annalis-consulting.com. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable de tout préjudice résultant d'un accès non autorisé au Compte avant notification.

Multi-utilisateurs

Selon l'offre souscrite, le Compte peut permettre la création de sous-comptes pour plusieurs collaborateurs. L'Utilisateur principal (administrateur) est responsable du respect des présentes CGU par l'ensemble des sous-utilisateurs rattachés à son Compte.

Conditions d'accès technique

L'accès à la Plateforme nécessite une connexion internet et un navigateur web compatible (Chrome, Firefox, Edge, Safari — versions récentes). L'Utilisateur est responsable de son équipement informatique et de sa connexion internet. Les frais de connexion sont à la charge exclusive de l'Utilisateur.

Offres disponibles

L'accès à la Plateforme est proposé sous forme d'abonnement payant. Les offres disponibles à la date de mise à jour des présentes CGU sont les suivantes :

En zone franc CFA, les tarifs mensuels sont de 85 000 FCFA HT (Essentiel), 195 000 FCFA HT (Starter) et 395 000 FCFA HT (Professional). En formule annuelle, avec la remise de 20 %, ils sont de 68 000 FCFA HT, 156 000 FCFA HT et 316 000 FCFA HT par mois. Chaque offre couvre une activité, restauration ou hôtellerie, au même tarif ; un établissement réunissant hôtel et restaurant relève d'un devis. Les documents lus par l'IA (factures, bons de livraison, tickets Z) sont décomptés par mois civil.

Documents et utilisateurs au-delà de l'offre

Lorsque le nombre de documents lus par l'IA compris dans l'offre est atteint au cours d'un mois civil, la lecture des documents reste disponible : chaque document supplémentaire est facturé 0,10 € HT (65 FCFA HT en zone franc CFA). La Plateforme informe l'Utilisateur lorsque la limite de son offre est atteinte.

L'administrateur du Compte peut ajouter jusqu'à deux utilisateurs au-delà du nombre compris dans son offre, au tarif de 15 € HT (10 000 FCFA HT) par utilisateur supplémentaire et par mois. Le tarif est affiché et accepté par l'administrateur avant la création de chaque accès. Au-delà, le passage à l'offre supérieure est nécessaire.

Ces dépassements sont facturés à terme échu, au début du mois suivant, en complément de l'abonnement. Ils ne s'appliquent pas à l'offre Enterprise, dont les volumes sont fixés au devis.

TVA et facturation

Tous les prix sont indiqués hors taxes (HT). La TVA applicable est celle en vigueur au jour de la facturation (20 % pour la France métropolitaine). L'Éditeur émet une facture mensuelle ou annuelle selon la période choisie. Les factures sont transmises par voie électronique à l'adresse email renseignée sur le Compte.

Modalités de paiement

Le paiement s'effectue par prélèvement automatique (carte bancaire ou SEPA) via la plateforme de paiement sécurisée de l'Éditeur. En cas d'échec de paiement, l'Éditeur se réserve le droit de suspendre l'accès au Service après un délai de grâce de 7 jours calendaires et une relance préalable.

Évolution tarifaire

L'Éditeur se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Toute modification tarifaire sera notifiée à l'Utilisateur par email avec un préavis minimum de 30 jours avant son entrée en vigueur. En cas de désaccord avec la nouvelle tarification, l'Utilisateur peut résilier son abonnement dans les conditions prévues à l'article 6.

Pour accéder au détail des fonctionnalités par offre, consultez notre page tarifaire.

Durée de l'abonnement

L'abonnement est souscrit sans engagement minimum de durée pour la formule mensuelle. Pour la formule annuelle, l'abonnement est conclu pour une durée d'un an à compter de la date de souscription et se renouvelle automatiquement par périodes d'un an, sauf résiliation dans les conditions ci-dessous.

Résiliation à l'initiative de l'Utilisateur

L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment, en respectant un préavis de 30 jours calendaires. La demande de résiliation doit être adressée à l'Éditeur par email à contact@annalis-consulting.com ou via l'interface de gestion du Compte.

La résiliation prend effet à l'issue de la période de préavis de 30 jours. L'accès au Service est maintenu jusqu'à la date effective de résiliation. Les sommes déjà versées ne sont pas remboursées (sauf dispositions légales applicables), et aucune somme n'est due au titre de la période postérieure à la date effective de résiliation.

Résiliation à l'initiative de l'Éditeur

L'Éditeur peut résilier le contrat de plein droit et sans préavis en cas de :

• Violation grave des présentes CGU par l'Utilisateur ;
• Utilisation du Service à des fins illicites ou frauduleuses ;
• Non-paiement des sommes dues après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours ;
• Fourniture d'informations fausses lors de la création du Compte ou en cours d'abonnement.

En cas de résiliation pour faute de l'Utilisateur, aucun remboursement ne sera effectué, et l'Éditeur se réserve le droit d'engager toute procédure nécessaire au recouvrement des sommes dues.

Conséquences de la résiliation

À la date effective de résiliation, l'accès de l'Utilisateur à la Plateforme est désactivé. L'Utilisateur dispose d'un délai de 30 jours après la date de résiliation pour exporter ses Données depuis la Plateforme. Passé ce délai, l'Éditeur n'est plus tenu de conserver les Données et procède à leur suppression définitive, sauf obligation légale contraire.

Utilisation conforme

L'Utilisateur s'engage à utiliser la Plateforme conformément à sa destination, aux présentes CGU et à la réglementation applicable. Le Service est exclusivement destiné à un usage professionnel dans le secteur de l'hôtellerie-restauration.

Comportements interdits

Il est expressément interdit à l'Utilisateur de :

• Utiliser le Service à des fins illicites, frauduleuses ou contraires à l'ordre public ;
• Tenter de contourner les mesures de sécurité de la Plateforme ou d'accéder à des données qui ne lui sont pas destinées ;
• Introduire des virus, chevaux de Troie, logiciels malveillants ou tout autre code susceptible de perturber le fonctionnement de la Plateforme ;
• Reproduire, copier, vendre, revendre ou exploiter commercialement tout ou partie du Service sans autorisation expresse de l'Éditeur ;
• Procéder à de l'ingénierie inverse (reverse engineering) sur la Plateforme ;
• Utiliser des outils automatisés (robots, scrapers, etc.) pour accéder à la Plateforme ou en extraire des données ;
• Usurper l'identité d'un tiers ou fournir des informations d'identification falsifiées ;
• Transférer, céder ou sous-licencier son accès à la Plateforme à un tiers sans accord préalable écrit de l'Éditeur.

Exactitude des données saisies

L'Utilisateur est seul responsable de l'exactitude, de la complétude et de la légalité des données qu'il saisit dans la Plateforme. L'Éditeur ne vérifie pas les données saisies et ne saurait être tenu responsable d'erreurs ou d'omissions dans celles-ci, ni de décisions prises sur la base d'informations inexactes.

Signalement des anomalies

L'Utilisateur s'engage à signaler sans délai à l'Éditeur toute anomalie, dysfonctionnement ou faille de sécurité qu'il constaterait dans l'utilisation de la Plateforme.

Propriété de l'Éditeur

La Plateforme Annalis HCR, dans son ensemble, est la propriété exclusive d'Annalis Group. Cela comprend notamment : le code source et les algorithmes, les interfaces graphiques et le design, les bases de données, les modèles de rapports, les marques, logos, dénominations sociales et tout autre élément distinctif.

Ces éléments sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle français et international, notamment par le droit d'auteur, le droit des marques, le droit des bases de données et, le cas échéant, les brevets.

Licence d'utilisation

L'Éditeur concède à l'Utilisateur, pour la durée de l'abonnement, une licence d'accès et d'utilisation personnelle, non exclusive, non transférable et non sous-licenciable de la Plateforme, dans les limites des présentes CGU et de l'offre souscrite.

Cette licence ne confère à l'Utilisateur aucun droit de propriété sur la Plateforme, et ne peut en aucun cas être interprétée comme un transfert de propriété intellectuelle.

Propriété des Données de l'Utilisateur

L'Utilisateur reste seul propriétaire de ses Données. L'Éditeur n'acquiert aucun droit de propriété sur les Données saisies par l'Utilisateur. L'Éditeur ne peut utiliser ces Données qu'aux fins d'exécution du Service et d'amélioration de la Plateforme, dans le respect des dispositions relatives aux données personnelles.

Feedback et suggestions

Si l'Utilisateur transmet à l'Éditeur des suggestions, recommandations ou retours d'expérience concernant la Plateforme, il concède à l'Éditeur le droit d'utiliser librement ces informations pour améliorer le Service, sans contrepartie financière.

Les données personnelles sont traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et, pour les Utilisateurs établis au Gabon, à la loi n°001/2011 du 25 septembre 2011 relative à la protection des données à caractère personnel, modifiée par la loi n°025/2023 du 12 juillet 2023.

Rôles de l'Éditeur et de l'Utilisateur

Annalis Group est responsable du traitement des données relatives à l'Utilisateur lui-même : création et gestion du Compte, facturation, support, sécurité de la Plateforme.

Pour les données que l'Utilisateur saisit ou importe dans la Plateforme au sujet de tiers (salariés, clients de l'établissement, contacts fournisseurs), l'Utilisateur est responsable du traitement et Annalis Group agit en qualité de sous-traitant. À ce titre, Annalis Group ne traite ces données que sur les instructions de l'Utilisateur et pour l'exécution du Service, en garantit la confidentialité et la sécurité, et les supprime ou les restitue à la fin du contrat dans les conditions de l'article 6.

Données collectées

Les données personnelles traitées comprennent notamment :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, dénomination sociale, numéro d'immatriculation de l'entreprise ;
• Données de facturation : adresse, coordonnées de paiement, historique des transactions ;
• Données d'utilisation : logs de connexion, adresses IP, actions réalisées sur la Plateforme ;
• Données métier saisies : données financières, données de personnel (pour le module masse salariale), informations fournisseurs et clients.

Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes : exécution du contrat d'abonnement, facturation, support client, amélioration du Service, sécurité de la Plateforme, obligations légales et comptables.

Hébergement, prestataires et transferts

Les données sont hébergées sur l'infrastructure Firebase (Google Cloud) dans des centres de données situés en Europe (région europe-west). Les prestataires techniques intervenant dans l'exécution du Service sont les suivants :

• Google Cloud (Firebase) : base de données, authentification et stockage des fichiers, en Europe ;
• Netlify : hébergement du site et exécution des fonctions serveur, aux États-Unis ;
• Anthropic : lecture automatique des documents (factures, bons de livraison, tickets Z), aux États-Unis ;
• Brevo : envoi des e-mails du Service (rapports, réinitialisation du mot de passe) et de la lettre d'information aux personnes qui s'y sont inscrites, dans l'Union européenne.

Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles proposées par ces prestataires.

Pour les Utilisateurs établis au Gabon, les données sont donc traitées hors du territoire gabonais. Conformément à l'article 171 de la loi n°001/2011 modifiée, ce transfert est soumis à l'autorisation de l'Autorité pour la Protection des Données Personnelles et de la Vie Privée (APDPVP). L'Éditeur accomplit les formalités qui lui incombent auprès de l'APDPVP et remet à l'Utilisateur, sur simple demande, les informations nécessaires à ses propres formalités (déclaration du traitement prévue à l'article 78 : nature des données, finalités, prestataires et pays d'hébergement, mesures de sécurité).

Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée de l'abonnement, augmentée d'une période de 30 jours après résiliation (période d'export). Les données de facturation sont conservées pendant la durée imposée par la législation comptable applicable, soit 10 ans en France.

Droits des personnes concernées

Toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité de ses données. Lorsque la demande porte sur des données saisies par un Utilisateur, elle est adressée à cet Utilisateur, avec l'assistance de l'Éditeur. Ces droits peuvent être exercés en contactant l'Éditeur à contact@annalis-consulting.com ; une réponse est apportée dans un délai d'un mois.

En cas de réclamation non résolue, la personne concernée peut saisir la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL, www.cnil.fr) en France, ou l'Autorité pour la Protection des Données Personnelles et de la Vie Privée (APDPVP) au Gabon.

Sécurité des données et violations

L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou la modification, notamment : chiffrement des données en transit (TLS/HTTPS), chiffrement au repos, authentification sécurisée et contrôle des accès par rôle.

En cas de violation de données affectant les données d'un Utilisateur, l'Éditeur l'en informe sans délai, avec les éléments dont il dispose (nature de la violation, données et personnes concernées, mesures prises), afin de lui permettre de notifier l'autorité de contrôle compétente.

Limitation de responsabilité de l'Éditeur

La Plateforme est fournie « en l'état » (as is), sans garantie d'adéquation à un usage particulier au-delà de sa destination décrite à l'article 3. L'Éditeur s'engage à fournir un service de qualité et à corriger les dysfonctionnements signalés dans un délai raisonnable, mais ne garantit pas que le Service sera exempt de toute erreur ou interruption.

La responsabilité de l'Éditeur est limitée aux dommages directs et prévisibles. En aucun cas l'Éditeur ne pourra être tenu responsable de :

• Pertes de chiffre d'affaires, de bénéfices, d'opportunités commerciales ou de données ;
• Dommages indirects, consécutifs ou immatériels subis par l'Utilisateur ;
• Décisions managériales, financières ou commerciales prises sur la base des données et rapports générés par la Plateforme ;
• Interruptions de service dues à des opérations de maintenance, à des attaques informatiques ou à des défaillances de tiers (prestataires d'hébergement, fournisseurs d'accès à internet, etc.) ;
• Pertes de données dues à des erreurs de saisie ou à des manipulations incorrectes de l'Utilisateur.

Plafond d'indemnisation

En tout état de cause, la responsabilité totale de l'Éditeur envers l'Utilisateur, toutes causes confondues, ne saurait excéder le montant des sommes effectivement versées par l'Utilisateur au titre de l'abonnement au cours des 3 mois précédant l'événement générateur du dommage.

Responsabilité de l'Utilisateur

L'Utilisateur est seul responsable de l'utilisation qu'il fait du Service, des données qu'il y saisit, et des décisions qu'il prend sur la base des informations fournies par la Plateforme. L'Utilisateur garantit l'Éditeur contre tout recours, réclamation ou préjudice résultant d'une utilisation non conforme aux présentes CGU.

Aucune des parties ne sera tenue responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution de ses obligations contractuelles lorsque cela résulte d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil français ou, pour les Utilisateurs établis au Gabon, du droit gabonais applicable.

Constituent notamment des cas de force majeure : les catastrophes naturelles, les actes de guerre ou de terrorisme, les grèves générales, les actes de gouvernement, les pannes majeures d'infrastructures internet ou de réseaux électriques, les cyberattaques de grande ampleur sur les infrastructures d'hébergement.

La partie concernée par un événement de force majeure doit notifier l'autre partie dans les meilleurs délais. Si l'événement de force majeure se prolonge au-delà de 30 jours calendaires, chacune des parties aura le droit de résilier le contrat sans indemnité, par notification écrite.

L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment, notamment pour se conformer à de nouvelles obligations légales, réglementaires ou techniques, ou pour faire évoluer les conditions d'utilisation du Service.

Toute modification substantielle des CGU sera notifiée à l'Utilisateur par email à l'adresse renseignée sur son Compte, avec un préavis minimum de 30 jours avant son entrée en vigueur. La notification indiquera clairement la nature des modifications apportées.

La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation de celles-ci. Si l'Utilisateur n'accepte pas les nouvelles conditions, il peut résilier son abonnement dans les conditions prévues à l'article 6, sans frais supplémentaires, avant la date d'entrée en vigueur des modifications.

Droit applicable

Les présentes CGU sont soumises :

• au droit français, lorsque l'Utilisateur est établi en France ;
• au droit gabonais et aux Actes uniformes de l'OHADA, lorsque l'Utilisateur est établi au Gabon ;
• au droit français dans les autres cas, sauf stipulation contraire des Conditions Particulières.

Résolution amiable

En cas de différend entre l'Éditeur et l'Utilisateur, les parties s'engagent à rechercher en priorité une solution amiable. L'Utilisateur peut adresser sa réclamation à l'adresse email contact@annalis-consulting.com. L'Éditeur s'engage à apporter une réponse dans un délai de 15 jours ouvrés.

Médiation

Conformément aux dispositions du Code de la consommation concernant le règlement amiable des litiges, et bien que la relation soit de nature B2B, l'Éditeur adhère aux bonnes pratiques du secteur et peut recourir, en accord avec l'Utilisateur, à un médiateur professionnel indépendant.

Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable, tout litige relatif aux présentes CGU ou à l'utilisation du Service sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris lorsque l'Utilisateur relève du droit français, et du Tribunal de Commerce de Libreville lorsqu'il est établi au Gabon, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires, en référé ou par requête.

Pour toute question relative aux présentes Conditions Générales d'Utilisation, pour exercer vos droits sur vos données personnelles, ou pour tout autre renseignement concernant le Service Annalis HCR, vous pouvez contacter l'Éditeur aux coordonnées suivantes :

Annalis Group — Éditeur d'Annalis HCR

• Email : contact@annalis-consulting.com
• Site web : annalis-hcr.com
• Droit applicable : droit français ou droit gabonais selon le pays d'établissement de l'Utilisateur (article 13)
• Juridiction : Tribunal de Commerce de Paris ou de Libreville (article 13)

Nos équipes s'engagent à répondre à toute demande dans un délai de 5 jours ouvrés. Pour les demandes urgentes relatives à la sécurité de votre compte, merci d'indiquer « URGENT » en objet de votre email.