Conditions Générales d'Utilisation

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles Annalis Group, société éditrice de la plateforme Annalis HCR (ci-après « l'Éditeur »), met à disposition de ses clients professionnels (ci-après « l'Utilisateur ») un service logiciel de gestion financière accessible sous forme de SaaS (Software as a Service).

Toute souscription à l'une des offres Annalis HCR, toute création de compte ou tout accès à la plateforme vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU, sans réserve ni restriction. L'Utilisateur est invité à lire attentivement ces conditions avant toute utilisation du service.

Les CGU constituent le contrat liant l'Éditeur et l'Utilisateur, conjointement avec les Conditions Particulières éventuellement conclues pour les offres Enterprise, et prévalent sur tout autre document ou communication verbale antérieure entre les parties.

Aux fins des présentes CGU, les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous :

• « Éditeur » : désigne Annalis Group, société éditrice de la plateforme Annalis HCR, joignable à l'adresse contact@annalis-consulting.com.
• « Plateforme » ou « Service » : désigne l'application web Annalis HCR, accessible via un navigateur internet, permettant la gestion financière d'établissements de type hôtels, cafés et restaurants.
• « Utilisateur » ou « Client » : désigne toute personne morale ou physique agissant dans le cadre de son activité professionnelle ayant souscrit à une offre Annalis HCR et disposant d'un compte actif.
• « Compte » : désigne l'espace personnel sécurisé créé par l'Utilisateur sur la Plateforme, accessible via des identifiants de connexion personnels.
• « Données » : désigne l'ensemble des informations saisies, importées ou générées par l'Utilisateur dans le cadre de l'utilisation du Service (chiffre d'affaires, factures, coûts, données salariales, etc.).
• « Abonnement » : désigne la licence d'accès au Service souscrite par l'Utilisateur selon l'une des offres tarifaires en vigueur.
• « Période d'abonnement » : désigne la durée de facturation choisie par l'Utilisateur, mensuelle ou annuelle.
• « Contenu » : désigne toute donnée, information, rapport ou document produit par la Plateforme à partir des Données de l'Utilisateur.

Annalis HCR est une application SaaS de contrôle de gestion et de pilotage financier conçue spécifiquement pour les professionnels de l'hôtellerie-restauration (HCR). Elle permet notamment :

Fonctionnalités principales

• La centralisation et le suivi en temps réel du chiffre d'affaires (ventes, tickets, couverts) ;
• Le calcul et le suivi du food cost, des marges brutes et des ratios de matières premières ;
• La gestion et l'analyse de la masse salariale ;
• La construction et le suivi du compte de résultat (P&L) mensuel et annuel ;
• La gestion des factures fournisseurs et des achats ;
• L'import de données depuis les systèmes de caisse et les logiciels tiers ;
• La génération de rapports financiers, de tableaux de bord et d'analyses comparatives ;
• La gestion budgétaire et les projections financières ;
• La numérisation de factures par OCR (scan intelligent).

Disponibilité du service

L'Éditeur s'engage à maintenir la Plateforme accessible 24h/24, 7j/7, sous réserve des opérations de maintenance planifiées (annoncées avec un préavis minimum de 48 heures sauf urgence) et des cas de force majeure. L'Éditeur vise un taux de disponibilité de 99,5 % par mois calendaire.

La Plateforme est hébergée sur l'infrastructure Firebase de Google Cloud, avec des serveurs localisés en Europe (région europe-west), garantissant la conformité avec la réglementation européenne sur la protection des données.

Évolution du service

L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du Service à tout moment, notamment pour améliorer les performances, ajouter de nouvelles fonctionnalités ou se conformer à des obligations légales. Ces évolutions ne constituent pas une modification substantielle des présentes CGU.

Création du compte

L'accès à la Plateforme est subordonné à la création d'un Compte utilisateur. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de son inscription, notamment : nom ou raison sociale, adresse email professionnelle, numéro SIRET (pour les entreprises françaises), et toute information nécessaire à la facturation.

L'Utilisateur est seul responsable de l'exactitude des informations communiquées et s'engage à les mettre à jour en cas de modification. L'Éditeur se réserve le droit de suspendre ou de résilier tout compte créé sur la base d'informations manifestement erronées ou frauduleuses.

Identifiants de connexion

Les identifiants de connexion (adresse email et mot de passe) sont strictement personnels et confidentiels. L'Utilisateur s'engage à ne pas les divulguer à des tiers et à prendre toutes les mesures nécessaires pour en assurer la sécurité. Tout accès à la Plateforme effectué avec les identifiants de l'Utilisateur est réputé avoir été réalisé par ce dernier.

En cas de perte, vol ou utilisation non autorisée des identifiants, l'Utilisateur doit en informer l'Éditeur sans délai à l'adresse contact@annalis-consulting.com. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable de tout préjudice résultant d'un accès non autorisé au Compte avant notification.

Multi-utilisateurs

Selon l'offre souscrite, le Compte peut permettre la création de sous-comptes pour plusieurs collaborateurs. L'Utilisateur principal (administrateur) est responsable du respect des présentes CGU par l'ensemble des sous-utilisateurs rattachés à son Compte.

Conditions d'accès technique

L'accès à la Plateforme nécessite une connexion internet et un navigateur web compatible (Chrome, Firefox, Edge, Safari — versions récentes). L'Utilisateur est responsable de son équipement informatique et de sa connexion internet. Les frais de connexion sont à la charge exclusive de l'Utilisateur.

Offres disponibles

L'accès à la Plateforme est proposé sous forme d'abonnement payant. Les offres disponibles à la date de mise à jour des présentes CGU sont les suivantes :

TVA et facturation

Tous les prix sont indiqués hors taxes (HT). La TVA applicable est celle en vigueur au jour de la facturation (20 % pour la France métropolitaine). L'Éditeur émet une facture mensuelle ou annuelle selon la période choisie. Les factures sont transmises par voie électronique à l'adresse email renseignée sur le Compte.

Modalités de paiement

Le paiement s'effectue par prélèvement automatique (carte bancaire ou SEPA) via la plateforme de paiement sécurisée de l'Éditeur. En cas d'échec de paiement, l'Éditeur se réserve le droit de suspendre l'accès au Service après un délai de grâce de 7 jours calendaires et une relance préalable.

Évolution tarifaire

L'Éditeur se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Toute modification tarifaire sera notifiée à l'Utilisateur par email avec un préavis minimum de 30 jours avant son entrée en vigueur. En cas de désaccord avec la nouvelle tarification, l'Utilisateur peut résilier son abonnement dans les conditions prévues à l'article 6.

Pour accéder au détail des fonctionnalités par offre, consultez notre page tarifaire.

Durée de l'abonnement

L'abonnement est souscrit sans engagement minimum de durée pour la formule mensuelle. Pour la formule annuelle, l'abonnement est conclu pour une durée d'un an à compter de la date de souscription et se renouvelle automatiquement par périodes d'un an, sauf résiliation dans les conditions ci-dessous.

Résiliation à l'initiative de l'Utilisateur

L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment, en respectant un préavis de 30 jours calendaires. La demande de résiliation doit être adressée à l'Éditeur par email à contact@annalis-consulting.com ou via l'interface de gestion du Compte.

La résiliation prend effet à l'issue de la période de préavis de 30 jours. L'accès au Service est maintenu jusqu'à la date effective de résiliation. Les sommes déjà versées ne sont pas remboursées (sauf dispositions légales applicables), et aucune somme n'est due au titre de la période postérieure à la date effective de résiliation.

Résiliation à l'initiative de l'Éditeur

L'Éditeur peut résilier le contrat de plein droit et sans préavis en cas de :

• Violation grave des présentes CGU par l'Utilisateur ;
• Utilisation du Service à des fins illicites ou frauduleuses ;
• Non-paiement des sommes dues après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours ;
• Fourniture d'informations fausses lors de la création du Compte ou en cours d'abonnement.

En cas de résiliation pour faute de l'Utilisateur, aucun remboursement ne sera effectué, et l'Éditeur se réserve le droit d'engager toute procédure nécessaire au recouvrement des sommes dues.

Conséquences de la résiliation

À la date effective de résiliation, l'accès de l'Utilisateur à la Plateforme est désactivé. L'Utilisateur dispose d'un délai de 30 jours après la date de résiliation pour exporter ses Données depuis la Plateforme. Passé ce délai, l'Éditeur n'est plus tenu de conserver les Données et procède à leur suppression définitive, sauf obligation légale contraire.

Utilisation conforme

L'Utilisateur s'engage à utiliser la Plateforme conformément à sa destination, aux présentes CGU et à la réglementation applicable. Le Service est exclusivement destiné à un usage professionnel dans le secteur de l'hôtellerie-restauration.

Comportements interdits

Il est expressément interdit à l'Utilisateur de :

• Utiliser le Service à des fins illicites, frauduleuses ou contraires à l'ordre public ;
• Tenter de contourner les mesures de sécurité de la Plateforme ou d'accéder à des données qui ne lui sont pas destinées ;
• Introduire des virus, chevaux de Troie, logiciels malveillants ou tout autre code susceptible de perturber le fonctionnement de la Plateforme ;
• Reproduire, copier, vendre, revendre ou exploiter commercialement tout ou partie du Service sans autorisation expresse de l'Éditeur ;
• Procéder à de l'ingénierie inverse (reverse engineering) sur la Plateforme ;
• Utiliser des outils automatisés (robots, scrapers, etc.) pour accéder à la Plateforme ou en extraire des données ;
• Usurper l'identité d'un tiers ou fournir des informations d'identification falsifiées ;
• Transférer, céder ou sous-licencier son accès à la Plateforme à un tiers sans accord préalable écrit de l'Éditeur.

Exactitude des données saisies

L'Utilisateur est seul responsable de l'exactitude, de la complétude et de la légalité des données qu'il saisit dans la Plateforme. L'Éditeur ne vérifie pas les données saisies et ne saurait être tenu responsable d'erreurs ou d'omissions dans celles-ci, ni de décisions prises sur la base d'informations inexactes.

Signalement des anomalies

L'Utilisateur s'engage à signaler sans délai à l'Éditeur toute anomalie, dysfonctionnement ou faille de sécurité qu'il constaterait dans l'utilisation de la Plateforme.

Propriété de l'Éditeur

La Plateforme Annalis HCR, dans son ensemble, est la propriété exclusive d'Annalis Group. Cela comprend notamment : le code source et les algorithmes, les interfaces graphiques et le design, les bases de données, les modèles de rapports, les marques, logos, dénominations sociales et tout autre élément distinctif.

Ces éléments sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle français et international, notamment par le droit d'auteur, le droit des marques, le droit des bases de données et, le cas échéant, les brevets.

Licence d'utilisation

L'Éditeur concède à l'Utilisateur, pour la durée de l'abonnement, une licence d'accès et d'utilisation personnelle, non exclusive, non transférable et non sous-licenciable de la Plateforme, dans les limites des présentes CGU et de l'offre souscrite.

Cette licence ne confère à l'Utilisateur aucun droit de propriété sur la Plateforme, et ne peut en aucun cas être interprétée comme un transfert de propriété intellectuelle.

Propriété des Données de l'Utilisateur

L'Utilisateur reste seul propriétaire de ses Données. L'Éditeur n'acquiert aucun droit de propriété sur les Données saisies par l'Utilisateur. L'Éditeur ne peut utiliser ces Données qu'aux fins d'exécution du Service et d'amélioration de la Plateforme, dans le respect des dispositions relatives aux données personnelles.

Feedback et suggestions

Si l'Utilisateur transmet à l'Éditeur des suggestions, recommandations ou retours d'expérience concernant la Plateforme, il concède à l'Éditeur le droit d'utiliser librement ces informations pour améliorer le Service, sans contrepartie financière.

Responsable du traitement

Dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme, Annalis Group est responsable du traitement des données personnelles collectées auprès de l'Utilisateur et des personnes dont les données sont saisies dans la Plateforme (collaborateurs, clients, fournisseurs).

Données collectées

Les données personnelles traitées comprennent notamment :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, dénomination sociale, SIRET ;
• Données de facturation : adresse, coordonnées bancaires (IBAN pour prélèvement SEPA), historique des transactions ;
• Données d'utilisation : logs de connexion, adresses IP, actions réalisées sur la Plateforme ;
• Données métier saisies : données financières, données de personnel (pour le module masse salariale), informations fournisseurs et clients.

Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes : exécution du contrat d'abonnement, facturation, support client, amélioration du Service, sécurité de la Plateforme, obligations légales et comptables.

Hébergement et transferts

Les données sont hébergées sur l'infrastructure Firebase (Google Cloud) dans des centres de données situés en Europe (région europe-west). Aucun transfert de données hors de l'Espace Économique Européen n'est effectué sans garanties appropriées conformément au RGPD.

Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée de l'abonnement, augmentée d'une période de 30 jours après résiliation (période d'export). Les données de facturation sont conservées 10 ans conformément aux obligations légales françaises.

Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, toute personne concernée dispose des droits suivants : droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition, de portabilité des données. Ces droits peuvent être exercés en contactant l'Éditeur à contact@annalis-consulting.com.

En cas de réclamation non résolue, l'utilisateur dispose du droit de saisir la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) à l'adresse www.cnil.fr.

Sécurité des données

L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou la modification, notamment : chiffrement des données en transit (TLS/HTTPS), chiffrement au repos, authentification sécurisée, journalisation des accès et audits de sécurité réguliers.

Limitation de responsabilité de l'Éditeur

La Plateforme est fournie « en l'état » (as is), sans garantie d'adéquation à un usage particulier au-delà de sa destination décrite à l'article 3. L'Éditeur s'engage à fournir un service de qualité et à corriger les dysfonctionnements signalés dans un délai raisonnable, mais ne garantit pas que le Service sera exempt de toute erreur ou interruption.

La responsabilité de l'Éditeur est limitée aux dommages directs et prévisibles. En aucun cas l'Éditeur ne pourra être tenu responsable de :

• Pertes de chiffre d'affaires, de bénéfices, d'opportunités commerciales ou de données ;
• Dommages indirects, consécutifs ou immatériels subis par l'Utilisateur ;
• Décisions managériales, financières ou commerciales prises sur la base des données et rapports générés par la Plateforme ;
• Interruptions de service dues à des opérations de maintenance, à des attaques informatiques ou à des défaillances de tiers (prestataires d'hébergement, fournisseurs d'accès à internet, etc.) ;
• Pertes de données dues à des erreurs de saisie ou à des manipulations incorrectes de l'Utilisateur.

Plafond d'indemnisation

En tout état de cause, la responsabilité totale de l'Éditeur envers l'Utilisateur, toutes causes confondues, ne saurait excéder le montant des sommes effectivement versées par l'Utilisateur au titre de l'abonnement au cours des 3 mois précédant l'événement générateur du dommage.

Responsabilité de l'Utilisateur

L'Utilisateur est seul responsable de l'utilisation qu'il fait du Service, des données qu'il y saisit, et des décisions qu'il prend sur la base des informations fournies par la Plateforme. L'Utilisateur garantit l'Éditeur contre tout recours, réclamation ou préjudice résultant d'une utilisation non conforme aux présentes CGU.

Aucune des parties ne sera tenue responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution de ses obligations contractuelles lorsque cela résulte d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Constituent notamment des cas de force majeure : les catastrophes naturelles, les actes de guerre ou de terrorisme, les grèves générales, les actes de gouvernement, les pannes majeures d'infrastructures internet ou de réseaux électriques, les cyberattaques de grande ampleur sur les infrastructures d'hébergement.

La partie concernée par un événement de force majeure doit notifier l'autre partie dans les meilleurs délais. Si l'événement de force majeure se prolonge au-delà de 30 jours calendaires, chacune des parties aura le droit de résilier le contrat sans indemnité, par notification écrite.

L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment, notamment pour se conformer à de nouvelles obligations légales, réglementaires ou techniques, ou pour faire évoluer les conditions d'utilisation du Service.

Toute modification substantielle des CGU sera notifiée à l'Utilisateur par email à l'adresse renseignée sur son Compte, avec un préavis minimum de 30 jours avant son entrée en vigueur. La notification indiquera clairement la nature des modifications apportées.

La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation de celles-ci. Si l'Utilisateur n'accepte pas les nouvelles conditions, il peut résilier son abonnement dans les conditions prévues à l'article 6, sans frais supplémentaires, avant la date d'entrée en vigueur des modifications.

Droit applicable

Les présentes CGU sont soumises au droit français. Tout litige relatif à leur interprétation, leur validité ou leur exécution sera soumis au droit français, à l'exclusion de tout autre droit étranger, même en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

Résolution amiable

En cas de différend entre l'Éditeur et l'Utilisateur, les parties s'engagent à rechercher en priorité une solution amiable. L'Utilisateur peut adresser sa réclamation à l'adresse email contact@annalis-consulting.com. L'Éditeur s'engage à apporter une réponse dans un délai de 15 jours ouvrés.

Médiation

Conformément aux dispositions du Code de la consommation concernant le règlement amiable des litiges, et bien que la relation soit de nature B2B, l'Éditeur adhère aux bonnes pratiques du secteur et peut recourir, en accord avec l'Utilisateur, à un médiateur professionnel indépendant.

Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable, tout litige relatif aux présentes CGU ou à l'utilisation du Service sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires, en référé ou par requête.

Pour toute question relative aux présentes Conditions Générales d'Utilisation, pour exercer vos droits sur vos données personnelles, ou pour tout autre renseignement concernant le Service Annalis HCR, vous pouvez contacter l'Éditeur aux coordonnées suivantes :

Annalis Group — Éditeur d'Annalis HCR

• Email : contact@annalis-consulting.com
• Site web : annalis-hcr.com
• Droit applicable : Droit français
• Juridiction : Tribunal de Commerce de Paris

Nos équipes s'engagent à répondre à toute demande dans un délai de 5 jours ouvrés. Pour les demandes urgentes relatives à la sécurité de votre compte, merci d'indiquer « URGENT » en objet de votre email.